Напишите нам!
И мы ответим на все ваши вопросы
кейс
Первые зимние игры «Дети Азии» на Сахалине
В феврале 2019 в Южно-Сахалинске состоялось грандиозное спортивное событие – зимние игры «Дети Азии», партнером которых выступила Группа компаний «ДатаКрат»
Заказчик: Международный комитет Игр «Дети Азии»

Месторасположение: Сахалин

Длительность проекта: январь-февраль 2019

Предоставленное решение: БАРС.ЭКСПО-2, система регистрации, аккредитации и контроля доступа участников соревнований и массовых мероприятий, продажи билетов на кассовых рабочих местах и модуль онлайн-продажи билетов

Полученный результат: успешно проведенные первые зимние игры «Дети Азии», которые стали стимулом развития детского спорта и спортивной инфраструктуры в городе

Фото: cagic.org
Сотрудничество Группы компаний «ДатаКрат» с организационным комитетом игры «Дети Азии» началось в 2011. ДатаКрат выступила партнером оргкомитета на летних играх «Дети Азии» в 2012 и 2016 в Якутске – мы занимались аккредитацией участников и контролем доступа на мероприятия летних игр.

В феврале 2019 должны были проходить первые зимние игры «Дети Азии» в Южно-Сахалинске, административном центре Сахалинской области. Чтобы понять масштаб мероприятия расскажем о нем подробнее.


Что представляют собой игры «Дети Азии»

Международные спортивные игры «Дети Азии» проводятся под патронатом президента России, Международного олимпийского комитета и ЮНЕСКО . В играх участвуют спортсмены 16 лет и младше. Масштаб этих соревнований на уровне студенческих универсиад. Среди победителей летних игр «Дети Азии» уже есть олимпийцы и чемпионы России.

У юных атлетов летних и зимних игр впереди вся спортивная карьера. Они воплощают олимпийские перспективы и надежды страны. Так что игры «Дети Азии» сравнимы с профессиональными соревнованиями взрослых спортсменов.
В первых зимних играх принимали участие спортсмены из 20 стран Азиатско-Тихоокеанского региона и разыгрывались 93 комплекта медалей по 8 видам спорта:

  • биатлон;
  • горнолыжный спорт;
  • лыжные гонки;
  • прыжки на лыжах с трамплина;
  • сноуборд;
  • фигурное катание;
  • хоккей;
  • шорт-трек.
Визуальное оформление игр было на высоте. Весь Южно-Сахалинск был заклеен символикой игр, у которых есть три талисмана со своими именами и историей.

На всей официальной символике игр ДатаКрат фигурировала как партнер Международного комитета игр. Пример – раздел «Партнеры» на сайте sakhalin2019.org.

Почта России выпустила специальную серию конвертов и открыток с символикой игр. Продавалась масса сувенирной продукции, посвященной играм, – лимитированная серия значков, пледы, шапки, рукавицы.

До начала игр проходила эстафета олимпийского огня. Он путешествовал из Якутска в Южно-Сахалинск. Факел олимпийского огня зажигался на открытии и погас на закрытии игр.
В наградные комиссии игр входили именитые спортсмены. Такие знаменитости в мире спорта как Вячеслав Фетисов, Анна Богалий, Елена Вяльбе и Ольга Богословская приезжали на игры, чтобы поддержать юных спортсменов. Медали чемпионам выносили девушки-модели, которыми руководила Анастасия Хан, Миссис Сахалин 2018.

Разные активности были организованы для гостей игр по всему городу. Для детей открыли ледовый городок, где можно было кататься на горках, танцевать под музыку. До и после соревнований все спортивные площадки были открыты для пробных тренировок детей, которые хотели заниматься видами спорта, представленными на играх.

Южно-Сахалинск и его спортивная инфраструктура отлично подходил для таких масштабных мероприятий как игры «Дети Азии». Прямо в центре города есть горнолыжный комплекс мирового уровня «Горный воздух» – с трамплинами, скоростными и слаломными спусками, которые сертифицированы экспертами для проведения международных соревнований по разным видам горнолыжного спорта. В Южно-Сахалинске есть несколько ледовых дворцов. Примерно за год до зимних игр «Дети Азии» в городе открыли лыже-биатлонный комплекс.


Ярчайшие моменты зимних игр

Без сомнения самыми фееричными моментами зимних игр «Дети Азии» стали церемонии их открытия (9 февраля) и закрытия (16 февраля), которые прошли на стадионе «Спартак». В присутствии почти 5.000 зрителей обе яркие церемонии были выдержаны в духе олимпийских игр и завершились красочным фейерверком.
На открытии прозвучал гимн страны-хозяйки игр, был поднят российский флаг. На стадион вышли национальные команды всех стран-участниц зимних игр «Дети Азии». Спортсменов и зрителей игр приветствовали вице-премьер правительства России Ольга Голодец и Павел Колобков, министр спорта России 2016-2020.

Зрители посмотрели насыщенную концертную программу с традиционными танцами региона и страны. Одна из изюминок открытия – огненное шоу. Кульминацией церемонии стало появление факелоносцев на корабле. От их факелов и зажглось пламя игр на маяке – красивом символе зимних игр «Дети Азии» и разноцветные олимпийские кольца.
Церемония закрытия прошла не менее ярко. Зрители тепло прощались с участниками и самими играми «Дети Азии» – погас их огонь. В шоу-программе были номера якутского ансамбля танца «Гулун», балета на льду из Москвы и Санкт-Петербурга. Звездой церемонии стал Влад Топалов.
Задача

Задачи ДатаКрат на зимних играх:
  1. Прием заявок на участие.
  2. Аккредитация участников.
  3. Контроль доступа участников на объекты проведения соревнований, тренировок, питания, проживания.
  4. Контроль доступа автотранспорта на прилегающие к спортивным объектам парковки.
  5. Продажа билетов не церемонии открытия и закрытия игр.
  6. Контроль доступа на церемонии открытия и закрытия игр.

Во всем, что наша команда делала на играх, самый важный момент для заказчика – спокойствие участников и посетителей. Надо было сделать игры настоящим праздником для детей, чтобы у них остались только радостные, позитивные впечатления. Поэтому нам надо было работать быстро, точно и с индивидуальным подходом к каждому. Приходилось учитывать высокий статус многих участников и гостей игр.
Проводить зимние игры сложнее, чем летние. Во-первых, в силу погодных условий – оборудование контроля доступа работало в условиях повышенной влажности и отрицательных температур все время проведения игр. Во-вторых, потому что Южно-Сахалинск расположен на острове и еще более удален от центральной части России, чем Якутск. Завозить на Сахалин и вывозить с него любое оборудование и расходные материалы можно только самолетом, что значительно усложняет логистику, но и с этим моментом наша компания успешно справилась.

Работать на таком мероприятии и престижно, и сложно. Из-за масштаба игр регистрацию, аккредитацию, контроль доступа людей и автотранспорта на спортивные объекты нужно было проводить в согласовании с многочисленными спецслужбами разного уровня. Число сотрудников спецслужб уступало только количеству участников соревнований.


Аккредитация участников игр

С помощью своего решения БАРС.ЭКСПО-2 ДатаКрат обеспечила систему предварительной регистрации участников всех категорий (1.196 спортсменов и 450 судей, около 1.000 волонтеров и несколько тысяч журналистов), аккредитацию, выдачу цветных бейджей с фотографией и контактными метками. Команда ДатаКрат оборудовала 15 рабочих мест для оформления бейджей.
Photo by Leio
Photo by Jacob
Photo by Marion
Photo by Jacob
Система бейджей – это требование для мероприятий такого уровня и непреложное условие для обеспечения порядка. На играх «Дети Азии 2019» бейджи нужны были участникам для доступа на спортивные объекты и в точки питания. Поэтому надо было внимательно следить за наличием и сохранностью бейджей.

Распечатанные бейджи ламинировались голографической пленкой. Очевидно, что оформление бейджей с несколькими степенями защиты (голографическая пленка, голограмма, микропечать) требует времени. За 4 дня до начала игр команда ДатаКрат начала выдавать бейджи и за короткий период мы выдали несколько тысяч бейджей.

Организованные делегации предпочитали регистрироваться на игры заранее, чтобы получить комплект бейджей. Нужно было заполнить информацию о себе и/или членах команды. Все списки зарегистрированных участников вносились в систему БАРС.ЭКСПО-2. В случае необходимости служба безопасности всегда могла проверить любой список.

Особенно сложно было с теми участниками, кто аккредитовался в последний момент. Люди торопились, нервничали, подгоняли нас делать всё быстрее. Пришлось работать в ускоренном темпе.


Продажа зрительских билетов

Небольшая часть билетов на игры была льготной – они предоставлялись детским домам, например. Организаторы старались дать детям с разных островов региона возможность побывать на ярких, незабываемых праздниках открытия и закрытия игр.

Основная часть билетов свободно продавалась в кассах города и на сайте, с помощью нашего модуля онлайн-продажи билетов. По купленным билетам со штрихкодом – распечатанным или электронным (в смартфонах) зрители проходили через валидаторы на церемониях открытия и закрытия игр.

Билеты на обе церемонии (3.500 штук на каждую) разошлись за 7 минут. Много запросов на покупку билетов шло с материковой части России. Люди готовы были лететь на Сахалин, чтобы увидеть игры «Дети Азии» своими глазами.
Решение

Контроль доступа

Чтобы обеспечить контроль доступа на зимних играх, мы использовали валидаторы DK-V 2000 и мобильные устройства, которые удобно держать в руках, – 14 мобильных терминалов сбора данных, SEUIC A9, и 65 планшетов.

Контролировать нужно было и транспорт, который приезжал на спортивные объекты. Команда ДатаКрат распечатала и выдавала именные штрихкодированные пропуска для автомобилей. Только с этим пропуском транспорт мог попасть на парковки спортивных объектов.

Информация с пропуска (марка, модель, государственный номер, цвет автомобиля) считывалась терминалом сбора данных. Только при совпадении всех данных реального автомобиля и информации о нем в пропуске, водителю разрешали въезд на парковку.

У всех машин спецслужб (скорая помощь, полиция, спасатели) были такие пропуска. Скорая помощь дежурила на всех мероприятиях игр, поскольку зимние виды спорта травмоопасны.
Контроль питания

Некоторым категориям участников игр ежедневно игр полагался один завтрак, один обед и один ужин. Попасть в точку питания такой участник мог только с бейджем. Если система БАРС.ЭКСПО-2 зафиксировала, что участник игр позавтракал в одной из точек питания, обеспеченной организаторами, он уже был не вправе завтракать в другой такой точке.

Спрогнозировать нагрузку каждой конкретной точки было сложно из-за перемещений участников игр от места тренировки к месту соревнований или награждения, смещения времени стартов. Зачастую волонтеры ждали на точке питания ту или иную команду, чтобы проконтролировать, что люди поели. Фиксировать это нужно было для взаиморасчета после игр, когда с точек питания поступала информация, сколько порций завтраков, обедов и ужинов они предоставили участникам игр.
Разделение потоков участников

Разграничить проход на все объекты нужно было так, чтобы потоки разных категорий участников, например, спортсменов и судей, не пересекались. Это требование к спортивным соревнованиям.

Важно, чтобы участники и зрители заходили на все спортивные объекты с разных входов. Поэтому команда ДатаКрат сделала несколько входов на каждый спортивный объект – отдельно для спортсменов, судей и зрителей.

Такая организация входа еще необходима в целях экономии времени участников игр. Немыслимо, чтобы спортсмены и судьи вместо участия в соревнованиях были вынуждены стоять в общей очереди на вход в спортивный объект. Для спортсмена опоздание на старт равно упущенному шансу завоевать призовое место и квалифицироваться на другие соревнования, еще более высокого уровня. Такого нельзя было допустить.
Преодоление сложностей

Команда ДатаКрат из 8 человек работала круглосуточно – нужно было постоянно решать все сложные и спорные вопросы. Одна из сложностей, с которыми мы столкнулись, – перепродажа зрительских билетов.

Огркомитет игр предупреждал всех желающих посмотреть открытие и закрытие игр, что покупать билеты можно только в кассах и на сайте – ни в коем случае нельзя покупать билеты в неофициальных источниках. Всё равно нашлись люди с размноженными билетами – то есть изначальный покупатель билета перепродал его нескольким людям.

Вместе с волонтерами и службой безопасности мы были вынуждены разбираться, кто прошел по размноженному билету – реальный его владелец или нет. Даже в самых сложных и неприятных ситуациях команда ДатаКрат находила выход. Мы старались рассадить таких зрителей на незаполненные места. Особенно внимательно относились к детям, чтобы сохранить у них впечатления от игр как от детского праздника.
Случалось, что на спортивные объекты проходили люди, которые не были аккредитованы. Они проходили по чужим бейджам, потерянным или украденным. В таких случаях выручала фотография на бейдже его владельца. С ее помощью, можно было понять, кому бейдж принадлежит.

Фотография еще была нужна для монитора безопасности. Им пользовались сотрудники службы безопасности, чтобы проверить, кто и по какому бейджу прошел на спортивный объект. При каждом считывании бейджа у сотрудников службы безопасности на экран выводится фотография его обладателя. Если служба безопасности обнаруживает нарушение, ее сотрудники решают, что делать с нарушителем.
Результат

В целом игры прошли хорошо. Можно уверенно сказать, что игры «Дети Азии» существенно повлияли на продвижение спорта в Сахалинской области. Детский и взрослый спорт в регионе точно будет развиваться. После игр директор ледовой арены Южно-Сахалинска рассказал, что их хоккейная секция набрала ребят на несколько команд. И это только те дети, которые прошли отбор.

Отремонтированные и построенные к играм спортивные объекты составили отличную инфраструктуру для проведения других соревнований. В феврале 2020 в Южно-Сахалинске будет проходить этап Кубка мира по горнолыжному спорту для спортсменов с ограниченными (на самом деле, с неограниченными) возможностями. В конце этого же месяца – «Кубок Анны Богалий – SKIMiR» для юных биатлонистов.

В 2021 зимние игры «Дети Азии» вновь состоятся в Южно-Сахалинске. И ДатаКрат будет помогать проводить вторые зимние игры. Их организаторы знают, что система аккредитации и контроля доступа, БАРС.ЭКСПО-2, обеспечивает пополнение базы данных посетителей мероприятия, порядок на входе для людей и въезде для транспорта, соблюдение правил проведения спортивных соревнований, безопасность, продажу билетов и корректную работу всех служб для участников и зрителей. В течение всего периода игр команда ДатаКрат сопровождает работу БАРС.ЭКСПО-2 и решает все возникающие вопросы.

Компания получила огромный опыт проведения зимнего международного мероприятия внушительного масштаба и отличный проект в свое портфолио. Оргкомитет игр дал нам обратную связь о том, что надо усовершенствовать в наших решениях. Мы знаем, как нам нужно развивать свой продукт, чтобы он принес еще больше пользы клиентам.
Воспользуйтесь БАРС.ЭКСПО-2, чтобы сделать свое массовое мероприятие удобным, полезным и безопасным для его участников и посетителей!