Напишите нам!
И мы ответим на все ваши вопросы
кейс
X Тюменский Нефтегазовый Форум 2019
В сентября 2019 Группа компаний «ДатаКрат» автоматизировала крупное мероприятие для специалистов нефтегазовой отрасли
Источник: Фотохост-агентство ТАСС

Заказчик: Выставочно-конгрессное агентство «Шелковый путь» – организационный комитет «Тюменского Нефтегазового Форума»

Месторасположение: Тюмень

Длительность проекта: сентябрь 2019

Предоставленное решение: БАРС.ЭКСПО-2, система регистрации, аккредитации и контроля доступа участников соревнований и массовых мероприятий, – разработка Группы компаний «ДатаКрат»

Полученный результат: успешно проведенный форум на >3.000 участников с разным уровнем доступа в залы мероприятия, пунктам его программы, питанию и раздаточным материалам
ЗАДАЧА
На сайте «Тюменского Нефтегазового Форума»/ ТНГФ (oilgasforum.ru) организаторы мероприятия описывают его как «главный отраслевой форум России, ежегодное деловое мероприятие международного уровня, собирающее более 3.000 экспертов, представителей федеральных министерств и ведомств, топ-менеджеров компаний-лидеров рынка. Включает различные форматы работы в рамках деловой программы и выставку инновационных технологий и разработок в области ТЭК».

Это статусное, хорошо организованное мероприятие для специалистов отрасли и чиновников. «В 2019 форум принял 3.000+ участников из 40+ регионов России. 75% участников – топ-менеджмент компаний нефтегазовой отрасли из 20+ стран» (oilgasforum.ru).

Чтобы эффективно регистрировать участников, посетителей и персонала ТНГФ, выдавать им бейджи, разграничивать проход по ним в разные зоны форума и контролировать питание, нужна была надежная система регистрации, аккредитации и контроля доступа. Оргкомитет выбрал систему «БАРС.ЭКСПО-2» как наиболее соответствующую требованиям заказчика.
РЕШЕНИЕ
Предварительная регистрация

ДатаКрат интегрировал свое решение по предварительной регистрации участников и посетителей форума с AMO CRM, которой пользовался заказчик. Поскольку мероприятие международное, зарегистрироваться можно было на русском и английском языках.

Сопоставление данных зарегистрированных на ТНГФ людей с информацией из CRM нужно, чтобы оргкомитет получил наиболее полное представление, кто планирует посетить мероприятие. Эта информация незаменима, чтобы понять, как правильно организовать программу мероприятия, разделить к ней доступ по категориям участия и спланировать:

  • сколько категорий раздаточных материалов предусмотреть,
  • сколько экземпляров таких материалов напечатать,
  • сколько комплектов и какого питания предоставить в каждый день форума,
  • подготовиться к другим организационным моментам.

Такое планирование с одной стороны экономит огромные средства организаторам любого масштабного мероприятия, а с другой – позволяет им подчеркнуть статус посетителей.
Аккредитация участников

С предварительной регистрацией в электронном виде – в смартфоне или распечатанном – на бумаге участники и посетители ТНГФ аккредитовались в павильоне рядом с тюменским Технопарком, местом проведения мероприятия.

Цель аккредитации – выдать каждому участнику индивидуальный бейдж соответствующей категории. От нее зависело, получит ли обладатель бейджа доступ в ту или иную зону форума, нужные раздаточные материалы и питание в ходе мероприятия.

ДатаКрат оборудовала 12 рабочих мест операторов аккредитации. В состав каждого места входил ноутбук, фотокомплекс на базе фотоаппарата WEB-камеры, принтер для печати на пластиковых картах и настольный считыватель карт. Это оборудование необходимо, чтобы дать операторам возможность:

  • искать данные участника, посетителя, сотрудника ТНГФ по анкете предварительной регистрации, коду или персональным данным;
  • проверять данные и редактировать их при необходимости;
  • фотографировать и выдавать бейджи;
  • выдавать и контролировать бейджи;
  • возвращать и заменять бейджи;
  • выдавать и контролировать раздаточные материалы.

Вся информация об участнике заносилась на пластиковую карту. Она вкладывалась в держатель бейджа с красиво оформленной подложкой. На ней была напечатана программа «Тюменского Нефтегазового Форума». Такая форма бейджа удобна для участников тем, что содержит электронную информацию на RFID-карте, и пункты программы всегда перед глазами.

Контроль раздаточных материалов

Исходя из категории бейджа, участникам и посетителям выдавались раздаточные материалы. Так организаторы ТНГФ могли быть уверены, что нужные материалы попали в руки тех людей, кому предназначались.

Контроль и разграничение доступа

Оргкомитету форума нужно было не только контролировать доступ на территорию мероприятия, но и разграничивать проход его участников в разные зоны ТНГФ. Чтобы выполнить эти требования, ДатаКрат установила 5 пропускных пунктов – 3 на входе и выходе из Технопарка и 2 на вход в зал пленарного заседания – с турникетами и считывателями карт, DK-V 2000 (собственная разработка компании).
11 мобильных терминалов сбора данных, SEUIC A9, ДатаКрат предоставила для разграничения доступа в разные залы и зоны форума внутри Технопарка.

Мониторы безопасности

Интересная особенность ТНГФ – использование ЖК-экранов безопасности, которые установили рядом с несколькими пропускными пунктами. На них отражались фото и имя проходящего через турникет человека. Посетителям понравилась такая форма приветствия. Кроме того, сотрудники службы охраны могли видеть, совпадает ли фото на бейдже с реальным его обладателем.
Контроль питания

Получить питание на форуме могли только участники нескольких категорий. За этим следил персонал ТНГФ, считывая информацию с бейджей участников мобильными терминалами сбора данных.

Источник: Фотохост-агентство ТАСС
РЕЗУЛЬТАТ
«X Тюменский Нефтегазовый Форум» прошел «на отлично». Оргкомитет ТНГФ остался доволен работой ДатаКрат и всего оборудования компании, которое использовалось на форуме.

Благодаря четкой организации регистрации, аккредитации и контроля доступа с помощью системы «БАРС.ЭКСПО-2» участники, посетители и персонал форума без проблем проходили в те зоны мероприятия, которые были предусмотрены категорией бейджа.

Каждому посетителю, кто побывал на ТНГФ, вручили нужные именно ему/ ей раздаточные материалы. Те группы участников, для кого предусматривалось питание, получали его в течение форума. Чем более отлажена организация мероприятия, тем лучше впечатления от его посещения, тем больше желание снова приехать на «Тюменский Нефтегазовый Форум».
X Тюменский Нефтегазовый Форум 2019
Фото: oilgasforum.ru
Команда ДатаКрат рада, что нам удалось внести вклад в это масштабное, статусное мероприятие. Компания продолжит сотрудничество с оргкомитетом «Тюменского Нефтегазового Форума». На его сайте выложено большое количество видео о ТНГФ – посмотрите их, чтобы понять, как проходит форум и какое значение имеет для своей отрасли.
Воспользуйтесь БАРС.ЭКСПО-2, чтобы сделать свое массовое мероприятие удобным, полезным и безопасным для его участников и посетителей!