Напишите нам!
И мы ответим на все ваши вопросы
кейс
XI Тюменский Нефтегазовый Форум 2020
Система автоматизации массовых мероприятий БАРС.ЭКСПО-2 применялась на TNF2020 для регистрации и аккредитации 3 000 участников и гостей.
Фото: пресс-служба TNF

Заказчик: Выставочно-конгрессное агентство «Шелковый путь» – организационный комитет «Тюменского Нефтегазового Форума».

Месторасположение: Тюмень.

Длительность проекта: сентябрь 2020.

Задача: обеспечить регистрацию нескольких тысяч участников и посетителей, выдачу им бейджей и раздаточных материалов, контроль предоставления справки о здоровье, доступа к мероприятиям деловой программы и к питанию.

Предоставленное решение: БАРС.ЭКСПО-2, система регистрации, аккредитации и контроля доступа участников соревнований и массовых мероприятий, разработка Группы компаний «ДатаКрат».

Полученный результат: форум был успешно проведен, несмотря на серьезные ограничения из-за пандемии коронавируса. Все зарегистрированные участники получили бейджи, средства индивидуальной защиты и маркетинговые материалы нужного уровня.

Что представлял собой TNF2020
XI Тюменский Нефтегазовый Форум состоялся на предпоследней неделе сентября 2020 на территории городского Технопарка. Посетили мероприятие около 3.000 гостей и участников.

Доступ на площадки TNF2020 предоставлялся только тем, кто подтвердил статус «здоров» справкой. У участников форума была возможность сдать тест на коронавирус в аэропорту или перед входом на территорию мероприятия. Всем аккредитованным посетителям выдавались средства индивидуальной защиты (маска, перчатки и антисептик).

В выставочной части TNF2020 экспоненты показывали передовые разработки – инновационные продукты и сервисы ТЭК.
ЗАДАЧА
Оргкомитет форума искал решение, способное обеспечить регистрацию нескольких тысяч участников и посетителей, выдачу им бейджей и раздаточных материалов разного уровня, контроль предоставления справки о здоровье, контроль доступа к мероприятиям деловой программы и к питанию.
РЕШЕНИЕ
Программмно-аппаратный комплекс «БАРС.ЭКСПО-2» отвечал основным требованиям заказчика и был проверен им на практике в 2019 году.

Благодаря web-платформе БАРС.ЭКСПО-2 выдавать бейджи можно было в любой точке города, где есть интернет. Поэтому участники форума получали бейджи там, где им было удобно – либо в тюменском аэропорту, либо в гостинице «Mercure Тюмень Центр», либо в павильоне у Технопарка.
Оборудование рабочих мест операторов регистрации

По согласованию с заказчиком наш отдел автоматизации массовых мероприятий оборудовал 13 автоматизированных рабочих мест, где выдались бейджи. Каждое место состояло из ноутбука, принтера, сканера, фотокомплекса и пакета расходных материалов. 3 пункта выдачи бейджей работали круглосуточно.

Подарки определенным категориям посетителей

Подарочные наборы с презентационными материалами TNF2020 предназначались определенным категориям посетителей. Чтобы получить набор, нужно было показать бейдж оператору в одной из 3х наших точек и БАРС.ЭКСПО-2 проверяла, выдавался ли подарочный набор определенному участнику форума. Если нет, то участник получал портфель с материалами.

После выдачи набора в системе «БАРС.ЭКСПО-2» фиксировалась информация об этом – дата, время и оператор, чтобы не выдавать повторно портфель с материалами. Такая фиксация существенно экономит бюджет организатора, поскольку определенное количество раздаточных материалов попадает только к тем посетителям, кому они предназначены.
Контроль доступа на XI Тюменском Нефтегазовом Форуме
Контролировали доступ на мероприятии, направляя его участников к 3м турникетам на территории TNF2020 и 3м турникетам в главном зале мероприятия. Мы поставили нужное оборудование – 6 турникетов и 2 приветственных экрана. На них выводилось приветствие для гостей и участников форума.

Турникеты, интегрированные в БАРС.ЭКСПО-2 на форуме, пропускали только тех, кто сдал тест на «COVID-19» и подтвердил статус «здоров».

Для контроля доступа к пунктам деловой программы и в зону питания использовались 9 ручных мобильных терминалов.
XI Тюменский Нефтегазовый Форум
РЕЗУЛЬТАТ
Строгий контроль прохода всех категорий участников на площадки TNF2020, обеспечил безопасность, в том числе и эпидемиологическую, что принципиально важно в период пандемии. Целостность системы «БАРС.ЭКСПО-2» позволяет моментально учитывать в ней все изменения в программе мероприятия, выданные или изъятые бейджи, разрешения на питание.

Исходя из этой информации, оргкомитет форума не только решает поставленные задачи, но и видит, насколько интересным, посещаемым получился тот или иной пункт программы. На основе таких данных можно и нужно планировать последующие мероприятия.

Посетители и участники TNF2020 ожидают высокого уровня организации форума и эти ожидания оправдались. Наши коллеги из отдела автоматизации массовых мероприятий гордятся сотрудничеством с оргкомитетом Тюменского Нефтегазового Форума и будут рады и дальше помогать в проведении крупного и статусного мероприятия.
XI Тюменский Нефтегазовый Форум
Фото: пресс-служба TNF